Prosedur Pelaporan dan Investigasi Insiden K3

1. TUJUAN PELAPORAN DAN INVESTIGASI INSIDEN K3
Tujuan prosedur ini adalah untuk memastikan pelaporan dan investigasi insiden dilakukan secara efektif, menyeluruh dan tepat waktu. Investigasi Insiden, Ketidakpatuhan, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan serta Kesiapan dan Tanggap Darurat K3L. Untuk memastikan implementasi tindakan perbaikan dan pencegahan dipantau dan diselesaikan untuk mencegah insiden lebih lanjut.


2. RUANG LINGKUP PELAPORAN DAN INVESTIGASI INSIDEN K3
Prosedur ini mencakup pelaporan dan proses investigasi semua insiden, termasuk ketidakpatuhan yang dikategorikan sebagai insiden, di seluruh areal operasi BAT.
Prosedur ini tidak mencakup proses rescue atau Tanggap Darurat K3L maupun  prosedur-prosedur lain terkait dengan tanggap darurat.


3. PERTANGGUNG JAWABAN INVESTIGASI INSIDEN K3
Penanggung jawab untuk meninjau ulang, mengubah dan/atau memutakhirkan SOP ini berada di tangan HSE Coordinator.


4  TAHAP PERSIAPAN INVESTIGASI INSIDEN K3

•  Memberikan petunjuk yang jelas ketika ada hal-hal khusus yang harus   dipertimbangkan, misalnya asuransi, kebutuhan sumberdaya dari luar dll.
•  Merumuskan dan menentukan prioritas tindakan khusus yang harus diambil terkait alokasi sumberdaya seperti pemilihan anggota tim, logistic yang dibutuhkan tim dan
•  Memastikan keterlibatan kepemimpinan dan keahlian yang memadai, termasuk manajemen lini, fasilitator investigasi, dan keahlian khusus yang diperlukan, misalnya dari aspek mekanik, elektrik, kebakaran, dll.

5. ORANG YANG TERLIBAT TAHAP INVESTIGASI INSIDEN K3

• Direktur harus terlibat langsung dalam proses investigasi insiden yang berakibat cedera fatal. Jika Direktur sedang tidak berada di tempat, harus segera kembali untuk tujuan investigasi ini.
• Site Manajer dan HSE Coordinator harus terlibat langsung dalam proses investigasi insiden yang berakibat LTI. Jika mereka sedang tidak berada di tempat, harus segera kembali untuk tujuan investigasi ini dan Menyiapkan peralatan investigasi yang sesuai untuk setiap area atau staf yang membutuhkan, misalnya kamera digital, meteran, pita demarkasi untuk mengamankan tempat kejadian dan barang bukti, dll.

6. IMPLEMENTASI PEMBERITAHUAN AWAL INVESTIGASI INSIDEN K3

• Memastikan semua insiden/bahaya dilaporkan segera ke Supervisor.
• Site Manager datang ke lokasi kejadian untuk memeriksa kondisi yang ada dan menilai risikoaktual dan potensi risikonya.
• Segera memberitahu Direktur melalui Pengawas atau secara langsung jika risiko aktual ataupun potensi risikonya potensi fatal bila manager tidak ada.
• Site Manajer, melalui konsultasi dengan HSE Coordinator  harus memastikan bahwa insiden tersebut dilaporkan ke pihak-pihak terkait

7, MEMBENTUK TIM INVESTIGASI INSIDEN K3

Menugaskan staf yang sesuai untuk terlibat dalam proses investigasi ;

• Direktur
• Site Manager
• HSE Coordinator
• Sekertaris

8. MENGAMANKAN BUKTI INSIDEN K3

Mengamati tempat kejadian, mengidentifikasi, mengamankan dan  mengumpulkan bukti-bukti. Sumber-sumber bukti bisa diidentifikasi menggunakan prinsip 4P: People/Orang, Part/Barang, Position/Posisi, dan Document/Dokumen.

• Orang: orang yang terlibat, saksi-saksi dll.
• Barang: peralatan, perkakas, komponen peralatan, dll.
• Posisi; letak komponen, orang, gambaran tempat kejadian, dll.
• Dokumen: daftar periksa inspeksi, JSA, ID/KImper, Instruksi Kerja, dll.

Untuk insiden cedera fatal, reportable, berpotensi fatal, significant, atau cedera serius, pastikan bahwa tempat kejadian dan bukti lapangan diamankan dan

tidak diganggu kecuali untuk menyelematkan korban dan/atau mendapat ijin dari Direktur baik secara langsung maupun melalui HSE Coordinator.

9. WAWANCARA SAKSI

Merencakan dan menyiapkan waktu, tempat dan pertanyaan-pertanyaan untuk wawancara. Membahas dengan anggota tim pertanyaan-pertanyaan khusus yang akan ditanyakan kepada saksi-saksi tertentu.

• Buka wawancara dengan menegaskan beberapa hal berikut: Tujuan investigasi, Kejujuran dan konsekuensi jika berkata bohong dan Memastikan kesehatan saksi
• Melakukan wawancara dalam suasana yang bersahabat, menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka, focus pada apa yang dilihat, didengar, dialami oleh saksi dan bukan pada pendapat mereka. Menanyakan pendapatnya tentang penyebab insiden atau sarannya untuk mencegah terjadinya insiden serupa pada akhir sesi.
• Meminta saksi untuk membaca pernyataannya dan menghkonfirmasi kebenaran pernyataannya dengan menandatangani pernyataan tersebut (untuk insiden cedera fatal, reportable, berpotensi fatal, significant atau cedera serius).
• Melakukan evaluasi hasil wawancara dan bukti-bukti lainnya.

10. MELAKUKAN PEMETAAN DATA INVESTIGASI INSIDEN K3

Mencari dan mengumpulkan fakta-fakta yang sesuai untuk membuat deskripsi kejadian secara akurat: APA yang terjadi, BAGAIMANA terjadinya, dan yang paling penting MENGAPA bisa terjadi.

• Ketua  membuat kronologi waktu kejadian sebelum, selama, dan setelah insiden untuk menyusun bukti-bukti. Setiap informasi dan/atau bukti penting harus disisipkan di dalam kronologi tersebut sesuai dengan urutan waktu kejadiannya.
• Mengamati adanya hal yang kurang dan mengisinya. Pecahkan masalah adanya bukti-bukti yang bertentangan; jika perlu wawancara ulang saksi-saksi.
• Untuk kasus yang rumit, buat 5W untuk menciptakan gambaran visual bagaimana bukti-bukti saling terkait.

11. PENELITIAN INVESTIGASI INSIDEN K3

Melakukan telaah terhadap semua bukti-bukti yang dikumpulkan (4P) untuk menentukan apakah penelitian lebih lanjut diperlukan. Jika dibutuhkan buktibukti dan informasi lebih lanjut, maka harus dilakukan tahap penelitian dengan cara:

• Melakukan pengujian atau reka ulang, dan/atau
• Melakukan perhitungan-perhitungan, dan/atau
• Melibatkan petugas khusus, tenaga ahli atau perwakilan dari pabrik pembuat jika diperlukan.
• Ketua  wajib memastikan bahwa pengujian dan/atau reka ulang, bila dilakukan, dialakukan dengan cara yang aman.

12. PENGELOLAAN LAPORAN INVESTIGASI INSIDEN K3

• Memastikan semua laporan investigasi dicatat/disimpan .
• Memastikan investigasi insiden cedera fatal, reportable, berpotensi fatal, significant atau cedera serius diselesaikan dalam waktu 14 hari kerja. Pengecualian bisa diberikan oleh Direktur untuk insiden yang rumit dimana penelitian dan analisis detil sangat penting untuk menemukan akar masalah/penyebab dasarnya; misalnya peralatan terbakar, bukti-bukti yang saling bertentangan, tumpahan hidrokarbon besar, dll.

Site Managers

Memantau kondisi/kemajuan kesembuhan korban insiden bekerja sama dengan HSE Coordinator t dan menyimpan register cedera yang menunjukkan cedera kehilangan jam kerja (cedera kehilangan hari kerja dan tugas terbatas) serta cedera yang wajib dilaporkan kepada Pihak terkait.

HSE Coordinator

Membuat dan memutakhirkan laporan kecenderungan dan status insiden setiap bulan.

Menyimpan laporan dan bukti penyelesaian semua tindakan perbaikan dan pencegahan di dalam HSE Info. Memberikan salinan dokumen laporan dan bukti penyelesaian kepada Direktur Utama

13. TAHAP ANALYSIS INVESTIGASI INSIDEN K3

Mengidentifikasi penyebab Utama dengan menganalisis kronologi kejadian atau menggunakan 5W.

Menentukan Tingkat Risiko menggunakan Matriks Tingkat Risiko BAT dan dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut:

• Konsekuensi: pertimbangkan konsekuensi/ dampak potensial yang masuk akal, bukan hanya dampak aktualnya saja.
• Konsekuensi identifikasi semua konsekuensi actual dan potensial untuk cedera orang, gangguan kesehatan, kerusakan harta benda, kehilangan produksi, dan dampak lingkungan, dan gunakan yang terparah untuk menentukan tingkat risikonya.
• Kemungkinan terjadinya: kombinasikan pemaparan dan kemungkinan terjadinya konsekuensi actual atau potensial (pilih yang terparah) untuk menentukan tingkat kemungkinan terjadinya.

HSE Coordinator memiliki wewenang untuk meninjau ulang dan mengubah klasifikasi insiden jika diperlukan.

14. TAHAP PERBAIKAN INVESTIGASI INSIDEN K3

Membuat rekomendasi untuk tindakan perbaikan dan pencegahan untuk mencegah terjadinya insiden serupa. Memastikan setiap penyebab insiden dipertimbangkan dalam pembuatan rekomendasi ini.

15. KOMUNIKASI K3

Membuat dan mengedarkan “Incident Recall” menggunakan formulir Incident Recall BAT, khususnya untuk insiden kategori cedera fatal, berpotensi fatal, significant, reportable dan LTI. Untuk insiden cedera fatal dan reportable, Incident Recall-nya harus dikonsultasikan dengan HSE Coordinator sebelum diedarkan

17. TINJAUAN PELAPORAN DAN INVESTIGASI INSIDEN K3

Meninjau kualitas laporan investigasi insiden cedera fatal, reportable, berpotensi fatal, significant dan cedera serius serta memberikan umpan balik kepada Ketua Tim Investigasi bila perlu.

Semoga artikel mengenai Prosedure Pelaporan dan Investigasi Insiden K3 ini bermanfaat, tetap semangat, tetap berhati hati saat bekerja, ingat keluarga anda menunggu kepulangan kita dirumah dan salam Safety!